10 clés pour réussir votre événement d’entreprise

Google+ Pinterest LinkedIn Tumblr +

Célébrer un nouveau produit, un déménagement, un changement de nom, de stratégie ou de gouvernance, un anniversaire, de bons résultats… dans un monde où le virtuel prend de plus en plus de place, il devient essentiel pour les entreprises d’organiser de véritables moments de rencontres… Check-list des étapes incontournables pour les réussir.

1. Choisir une personne clé

Selon le projet, le rétroplanning démarre de 2 à 6 mois avant l’événement. Il convient à cette étape de choisir une personne qui va suivre le projet de A à Z et assurer la coordination entre les différents acteurs. Elle doit réunir deux qualités principales : le sens de l’organisation et un certain perfectionnisme.

2. Définir vos besoins, vos objectifs et votre cible

« On organise un événement forcément avec un objectif », souligne Carol Delétang, dirigeante de Facilit Meeting, courtier en séminaires et événementiel. Le tout est de le définir.
Autre question incontournable : à qui allez-vous vous adresser le jour J ? À l’interne ? À l’externe ? Aux deux ? « Ce sont deux populations différentes. Est-ce qu’on les met ensemble ? Si ce n’est pas le cas, il faut prévoir un temps dédié à l’un et à l’autre », rappelle Nolwenn de Cintré, dirigeante de l’agence événementielle Ciba Stratégie.
Attention aussi à la typologie de vos invités (âge, catégorie socio-professionnelle…) et à leur localisation, prévient l’experte. « Si l’on a bien compris sa cible, l’événement aura le bon ton. »

3. Décider qui organisera l’événement

Nolwenn de Cintré, Ciba Stratégie

Nolwenn de Cintré, Ciba Stratégie – ©Studios Garnier

Organiser son événement en interne peut être un réflexe. Mais ce choix implique une surcharge de travail en interne : votre organisation permet-elle de l’absorber ? « Plus l’enjeu est fort pour l’entreprise, plus il est conseillé d’externaliser l’organisation pour garantir la réussite de l’événement, faire la différence avec un concept innovant, une animation différenciante et bénéficier d’une maîtrise technique, affirme Nolwenn de Cintré. Et plus on arrive tôt, plus on apporte de valeur ajoutée. » Un service qui a forcément un coût…
Reste une troisième voie : recourir à un courtier. Son rôle ? Prendre en charge la recherche de lieux et de prestataires, une mission souvent fastidieuse. « C’est sans frais pour les entreprises : ce sont les prestataires qui nous rémunèrent, en s’engageant à ne pas majorer leurs prix », précise Carol Delétang de Facilit Meeting.

4. S’accorder sur la date

Déterminer le meilleur moment, c’est déjà éliminer les périodes de vacances scolaires et les jours où vos invités risquent de ne pas être disponibles… Si vous ciblez l’externe, veillez aussi à ne pas entrer en concurrence avec un autre événement sur le territoire !

5. Déterminer le lieu

Carol Delétang FacilitMeeting

Carol Delétang, FacilitMeeting – ©Studio Ah !

Le choix du lieu va de pair avec la date. « Les événements se retrouvent souvent les mardis et jeudis, ce qui n’est pas forcément idéal pour trouver un lieu, surtout pour les gros événements », alerte Carol Delétang qui conseille de s’y prendre au moins 6 mois à l’avance dans ce cas.
Un lieu, c’est aussi une ambiance, rappelle l’experte. « Souvent, nos clients savent ce qu’ils ne veulent pas, on procède alors par élimination. Après la mode du design, la préférence du moment va aux lieux où l’on se sent un peu comme à la maison. » Autre tendance : l’originalité. Plateforme web facilitant l’organisation d’événements professionnels, Make Me Smile (ex-L’Effête Papillonne) propose ainsi plus de 120 lieux atypiques, principalement sur Nantes. « Un acteur comme Airbnb a suscité de nouveaux usages et ces nouvelles pratiques investissent le champ professionnel », relève la dirigeante, Camille Piet.

6. Allouer un budget

« En événementiel, tout est une question d’argent », résume Nolwenn de Cintré, qui conseille de procéder poste par poste pour parvenir à un chiffrage global. « Notre plateforme peut être utilisée comme outil pour estimer le coût de l’événement », propose Camille Piet.

7. Arrêter un programme

« Le programme dépend beaucoup de la culture de l’entreprise, de son secteur d’activité et du public visé. C’est compliqué quand il y a une disparité d’âge. Proposer du multi-activités peut être une solution. Cela évite, par exemple, d’imposer un challenge sportif pouvant mettre certains invités en difficulté », souligne Carol Delétang.
Pensez aussi à établir un déroulé. « Le diable se cache dans les détails, prévient Nolwenn de Cintré. Il y a suffisamment d’éléments qu’on ne peut maîtriser le jour J, comme la météo ou les grèves, donc tout le reste, il faut le border au maximum ! » Pour réduire les imprévus qui risquent de tout gâcher, la dirigeante de Ciba Stratégie invite à rédiger une check-list des tâches à réaliser et à y associer les personnes ressources.

8. Préparer sa communication

On distingue trois temps forts : l’avant, le pendant et l’après. « L’avant est tout aussi important que le pendant, en particulier pour les événements internes, car il conditionne l’engagement des collaborateurs, permet de faire monter la sauce », précise Nolwenn de Cintré.
Pendant et après le jour J, la communication permet de faire rayonner votre événement en y associant davantage de personnes. Dans tous les cas, les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn…) s’avèrent de précieux outils.

9. Le jour J

L’anticipation de toutes les étapes précédentes conditionne la réussite de votre événement. Le jour J, le temps passe très vite !

10. Dresser un bilan

Attention à ne pas zapper cette étape. « Beaucoup d’entreprises ne systématisent pas l’envoi d’un questionnaire de satisfaction », remarque Nolwenn de Cintré. Or, c’est la méthode la plus efficace et fiable pour avoir des retours, notamment pour les événements externes. De même, les réseaux sociaux sont un bon indicateur de réussite, sur la base du nombre de partages, de « J’aime » ou de commentaires positifs. »

Dominique Prineau, assistante de direction à la DSI BR de La Banque Postale

« J’organise une quinzaine d’événements par an, de la demi-journée d’étude au séminaire. On a choisi de travailler avec Make Me Smile depuis deux ans. Cela me décharge, en particulier sur les grands événements, en me faisant gagner deux jours de travail et en m’enlevant un gros stress.

En juin par exemple, je leur ai confié l’organisation d’un séminaire avec 120 personnes sur le thème de la guinguette. À partir de mon cahier des charges, elles m’ont proposé une offre clé en main de manière réactive, pour 650 €. Je ne me suis occupé de rien ! »

Partager