Digital workplace

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Intranet, messageries, logiciels métier… Pour informer les collaborateurs et accompagner leur travail au quotidien, les outils digitaux foisonnent dans l’entreprise. Centralisant les plus adaptés pour chacun, la digital workplace est source d’efficacité et de clarté.

De quoi s’agit-il ?

Directeur de l’Innovation de l’entreprise numérique ASI, Nicolas Georgeault définit la digital workplace comme « une plateforme digitale, qui va regrouper toutes les informations, services, applications utiles à chaque collaborateur pour exercer ses différents rôles au quotidien dans l’entreprise ». Développé notamment par Microsoft et Jalios, ce portail web peut agréger diverses technologies : applications métiers, réseau social d’entreprise, logiciel CRM de gestion de la relation client, etc.

Quels sont les enjeux ?

« Par la mise à disposition d’un même outil, le premier enjeu est de fédérer tous les collaborateurs, qui évoluent dans différents métiers, sur différents sites, etc. », détaille l’expert d’ASI, pour qui la digital workplace apporte plus d’efficacité et de transversalité, au niveau de chaque équipe. Autre enjeu : celui de « rendre l’organisation plus agile, plus apprenante et innovante. »

Pour quels gains ?

Le collaborateur dispose d’un point d’accès unique à des informations personnalisées, ce qui génère un gain de temps pour lui. Pouvant intégrer des espaces partagés avec d’autres collègues (communautés, projets collectifs…), la digital workplace facilite aussi les collaborations.

Comment la mettre en place ?

D’un coût variable (de quelques euros à quelques dizaines d’euros par utilisateur et par mois, selon les services proposés par le cabinet conseil ou l’intégrateur informatique) , la digital workplace doit être déployée sans brûler les étapes. À commencer par celle visant à cerner les besoins et informations nécessaires à chaque utilisateur. Réaliser une cartographie des usages peut alors s’avérer utile, de même que procéder à une phase de tests pour identifier les ajustements à réaliser avant le déploiement.

Quelles sont les conditions de réussite ?

Il est important de fédérer autour de l’outil, dès le début, en informant les collaborateurs sur ses enjeux et objectifs. Pour Nicolas Georgeault, la gouvernance est elle aussi cruciale. « Si je n’ai pas défini la façon dont je vais piloter, animer, accompagner la plateforme sur la durée, cela va s’essouffler, prévient-il. À chaque fois que j’intègre un nouvel usage, je dois donc me demander d’abord si j’ai les ressources pour l’assurer dans le temps. »

Le chiffre

Dans les entreprises qui ont adopté une digital workplace, le taux de rétention des collaborateurs (c’est-à-dire le pourcentage de main-d’œuvre qui travaille toujours pour l’organisation sur une période donnée) est accru de 87 %.

Source : Etude Deloitte « The digital workplace : Thin, share, do »

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